Dokumenttien hallinta

Dokumentinhallinta - siinäpä pulma. Perinteisesti sähköisiä dokumentteja on hallittu tallentamalla ne tiedostoina joko oman tietokoneen tai verkkopalvelimen levylle. Tämä toimintatapa sisältää kuitenkin lukuisia ongelmia liittyen tiedostojen nimeämiseen, versiohallintaan, oikeuksiin, lukituksiin ja hakuun liittyen. Kukin käyttäjä pystyy ehkä juuri ja juuri hallitsemaan omat dokumenttinsa ja luomaan niille jonkin tallennuslogiikan, mutta toisten käyttäjien tekemiä dokumentteja on hyvin vaikea löytää.
Verkkopalvelinten kansiorakenteet on yleensä suunniteltu oikeuksien hallinnan näkökulmasta eivätkä ne välttämättä palvele dokumenttien hakua ja käsittelyä. Myös dokumentin eri versioiden hallinta pelkästään tiedostoja nimeämällä sisältää monia riskejä, eikä esimerkiksi viimeisimmästä versiosta voida olla koskaan aivan varmoja.

Keskellä sähköpostitulvaa

Sähköpostin yleistymisen myötä on sähköpostiohjelmaa monesti alettu käyttää dokumenttien säilytyspaikkana. Sähköpostin ongelmana kuitenkin on sen henkilökohtaisuus. Ei ole kovin mielekästä, että jokainen käyttäjä ylläpitää omissa sähköpostikansioissaan päällekkäisiä dokumenttivarastoja. Tietoa on turhaan tallennettuna moneen kertaan ja toisaalta eri käyttäjillä saattaa olla tallessa dokumentin eri versioita ja oikean version löytäminen voi siten olla vaikeaa.
Myös dokumenttien kommentointi sähköpostin avulla sisältää ongelmia, koska mihinkään keskitettyyn paikkaan ei jää talteen kaikkia kommentteja vaan ne jäävät kunkin käyttäjän postilaatikkoon. Kierrätettäessä dokumentteja sähköpostin välityksellä on myös vaikea hahmottaa missä vaiheessa kierto on menossa ja onko vastaanottaja edes lukenut koko viestiä.

 

Kannettavat tietokoneet

Kannettavien tietokoneiden yleistyttyä on niistä tullut monen työntekijän henkilökohtainen arkisto ja tietolähde. Ongelmana monesti vain on, että tiedon ajantasaisuutta ei voida taata, jos tieto on kunkin käyttäjän omalla tietokoneella. Usein käy niin, että juuri se tieto, mitä tarvitsee ollessaan verkon ulottumattomissa, onkin jäänyt ottamatta mukaan. Kannettavan tietovaraston kuljettaminen mukana sisältää myös melkoisen riskin, mikäli tietokone varastetaan tai se rikkoutuu.

 

Tarvitaan dokumentin koko elinkaaren hallintaa

Dokumenttien hallinnassa ei ole kysymys vain valmiiden dokumenttien arkistoinnista jälkikäteen vaan dokumenttien hallinnasta koko niiden elinkaaren aikana osana normaalia toimintaa. Erityyppisillä dokumenteilla elinkaari voi olla hyvin erilainen. Esimerkiksi jokin sisäinen muistio ei välttämättä vaadi mitään tarkastus- tai hyväksyntävaiheita ja sen säilytysaika voi olla hyvin lyhyt. Toisaalta vaikkapa sopimusasiakirjat käyvät läpi tietyn hyväksyntäkierroksen ja niiden säilytysaika voi olla kymmeniä vuosia. Myös dokumenttien poistaminen on osa dokumenttien hallintaa ja käytettäessä hallintajärjestelmää se voidaan tehdä kontrolloidusti.

Dokumentin elinkaari
Kuva: Dokumentin elinkaari on olennainen osa dokumentinhallintaa

 

Hallintaohjelmiston perusominaisuudet

Dokumenttien hallintaan on markkinoilla olemassa useita erityyppisiä ohjelmistoja. Niiden toiminnot ja käyttötarkoitus eroavat toisistaan osin huomattavastikin, mutta tietyt perusasiat ovat usein hyvin samankaltaisia. Seuraavassa on käyty läpi useimmissa organisaatioissa tärkeiksi määriteltyjä dokumenttien hallinnan
perusominaisuuksia.

 

Metatietojen hallinta

Dokumenttien metatiedoilla pyritään luokittelemaan dokumentti ja kuvaamaan sitä niin, että dokumentin löytäminen jatkossa olisi mahdollisimman helppoa. Metatiedoista käytetään myös nimitystä ominaisuustiedot, hakutiedot, viitetiedot tai dokumentin tunnistetiedot. Metatiedot ovat siis “tietoa tiedosta”. Osa dokumentin metatiedoista voi syntyä automaattisesti, toiset taas edellyttävät käyttäjän valintaa tai tietojen syöttämistä.

 

Dokumenttityypit

Hallittavat dokumentit pyritään yleensä luokittelemaan eri dokumenttityyppeihin. Useimmiten dokumenttityyppiä hyödynnetään erilaisten oletusarvojen ja käytettävissä olevien metatietojen määrittelyyn. Lisäksi dokumenttityypin valinta voi olla sidoksissa käytettävään pohjadokumenttiin.
Myös käyttäjien oikeudet dokumenttiin voivat joskus määräytyä dokumenttityypin mukaan.
Dokumenttityyppi voi olla esimerkiksi:
  • Neuvottelumuistio
  • Lasku
  • Ohje
  • Esitys
  • Mekaniikkapiirustus

Virtuaaliset kansiot

Virtuaalisten kansioiden avulla dokumentteja voidaan luokitella useilla eri tavoilla. Sama dokumentti voidaan löytää usean eri kansiorakenteen kautta, vaikka se on tallennettu järjestelmään vain kertaalleen. Virtuaalisten kansioiden avulla ei enää tarvitse yrittää luoda kaikkiin tarpeisiin soveltuvaa yleispätevää rakennetta, vaan kutakin käyttäjä- tai dokumenttiryhmää varten voidaan luoda oma kansiorakenteensa.

 

Dokumenttien haku

Dokumenttien haku on yksi hallintajärjestelmän tärkeimpiä ja eniten käytettyjä toimintoja. Siksi on olennaista, että hakuun on erilaisia mahdollisuuksia ja että haun avulla todella löytää juuri ne dokumentit, joita on etsimässä. Hakeminen on hyvin erilaista eri tilanteissa. Joskus etsitään juuri yhtä tiettyä dokumenttia, joskus haetaan dokumentteja, joissa on kerrottu tietystä asiasta ja joskus etsitään dokumenttia, joka olisi samantyyppinen, kuin se dokumentti, mitä ollaan tekemässä. Seuraavassa on käyty läpi yleisimmät hakutavat:

 

Haku kansiorakenteella
Edellä kuvattujen virtuaalisten kansioiden avulla on helppo selaamalla hakea dokumentteja ja hahmottaa dokumenttikokonaisuuksia.

 

Haku metatiedoilla
Metatietojen perusteella haettaessa haku voidaan kohdistaa hyvin tarkasti ja tuloksena saadaan vain juuri halutut dokumentit. Haku voi olla esimerkiksi ”kaikki tietyn projektin neuvottelumuistiot, jotka on tehty tänä vuonna”.
 
Haku sisällön perusteella
Sisällön perusteella haettaessa haku kohdistuu itse dokumentin sisältöön eikä pelkästään metatietoihin. Sisältöhakua on kätevä käyttää jos haluaa vaikkapa löytää kaikki dokumentit, joissa on mainittu tietty asia. Sisältöhaun ongelmana on usein se, että tuloksia tulee liikaa, mutta käytettäessä sisältöhakua yhdessä muiden hakutekijöiden kanssa, voidaan tulosjoukkoa rajata yleensä riittävästi.

 

Oikeuksien hallinta

Dokumentteihin liittyvien oikeuksien hallinta on yksi dokumenttien hallintaan tarkoitettujen ohjelmistojen tärkeimpiä ominaisuuksia. Hallintajärjestelmä valvoo käyttäjien pääsyä eri dokumentteihin ja sen vuoksi käyttäjän tulee aina kirjautua hallintajär­jestelmään omalla käyttäjätunnuksellaan. Oikeuksien perusteella määräytyy esimerkiksi kuka saa:
  • Tietää dokumentin olemassaolosta
  • Katsella dokumenttia
  • Muokata dokumenttia
  • Hyväksyä dokumentin
  • Poistaa dokumentin sen elinkaaren eri vaiheissa
Haasteellista dokumentteihin liittyvien oikeuksien hallinnassa on se, että oikeudet voivat muuttua dokumentin elinkaaren aikana. Esimerkiksi dokumentin tekijän oikeus poistaa dokumentti ei ehkä ole enää sallittua sen jälkeen kun dokumentti on julkaistu.

 

Kuittaukset

Dokumenttien sisään/uloskuittaus -toiminto on olennainen osa hallintajärjestelmien tarjoamaa kurinalaista muutosten hallintaa. Tarkoituksena on, että järjestelmässä olevaa dokumenttia ei voida muokata muuten, kuin tekemällä siitä uusi versio. Uloskuittauksella järjestelmässä olevasta dokumentista tehdään kopio esimerkiksi käyttäjän tietokoneeseen. Alkuperäinen dokumenttiversio lukitaan siten, että muut käyttäjät voivat ainoastaan katsella sitä, mutta eivät muokata. He myös näkevät dokumentin metatiedoista, että dokumentista ollaan tekemässä uutta versiota tietyn käyttäjän toimesta. Kun käyttäjä saa muutoksen tehtyä, hän tuo uuden dokumenttiversion järjestelmään sisäänkuittauksella. Tällöin uudesta dokumentista tulee viimeisin versio, joka näkyy oletuksena ja vanha versio jää talteen taustalle.

 

Versiohallinta

Versiohallinnan tarkoituksena on pitää kirjaa dokumentteihin tehtävistä muutoksista ja toisaalta mahdollistaa palaaminen aikaisempiin dokumenttiversioihin. Samasta dokumentista voi olla liikkeellä useita versioita. Esimerkiksi jonkin laitteen käyttöohjetta versioidaan sitä mukaa kun itse laitetta muutetaan. Silloin on tietysti tärkeää, että kunkin laitteen mukana seuraa aina oikea versio käyttöohjeesta.
Versiohallinnan tarpeet vaihtelevat paljon eri organisaatioiden välillä ja hallintajärjestelmä voidaan yleensä määrittää toimimaan halutulla tavalla.
Yleensä käytetään kahta versiointitasoa: pääversioita ja aliversioita.

 

Erityisominaisuudet

Hallintaohjelmistot tarjoavat usein joukon erityisominaisuuksia, joille kuitenkaan ei ole käyttöä kaikissa organisaatioissa. Näitä ovat esimerkiksi dokumenttinumerointi, dokumenttien kommentointi ja punakynäys sekä dokumenttien tilaukset ja niihin liittyvät ilmoitukset. Joskus halutaan hallita kaikkia dokumentteihin liittyviä työnkulkuja kuten tarkastus, hyväksyntä, julkaisu ja jakelu. Toisaalta saatetaan haluta hallita rakenteisia dokumentteja ja dokumenttien välisiä relaatioita tai perinteisiä paperidokumentteja, jotka on mahdollisesti saatettu sähköiseen muotoon skannaamalla.

Kirjoittaja: Juha Anttila, iITC

 Lue lisää:

Tutustu koulutuksiin: