Dokumenttien hallinnalla lisää laatua ja tuottavuutta

Dokumenttien hallinnan kehittämisprojektit ovat monissa organisaatioissa raskaita prosesseja. Työtunteja sekä rahaa kuluu ja jotain toki saadaan aikaiseksi, mutta selvää näyttöä projektin tuottavuusvaikutuksista tai laadun parantumisesta ei välttämättä saavuteta. Lapin Informaatioteknologia LapIT Oy:n dokumenttien hallinta projektissa päätettiin onnistua ja myös mitata onnistumisen tasoa.

Keväällä 2011 LapIT:ssa käynnistettiin hanke dokumenttien hallinnan kehittämiseksi. ”Dokumenttien hallinta ja dokumentointi oli tunnistettu LapIT:lla ongelmaksi jo useita vuosia aiemmin”, kertoo LapIT:n toimitusjohtaja Juhani Jutila. ”Asian korjaamiseksi oli tehty useampiakin erilaisia muutoksia ja hallintaa oli yritetty kehittää erinäisissä projekteissa ja ottamalla käyttöön uusia työkaluja. Kokonaisuudessaan tiedonhallinnan taso ja dokumenttien hallinta eivät kuitenkaan olleet juuri parantuneet.”

Hankkeen käynnistysvaiheessa LapIT:lla todettiin, että työssä tarvitaan myös ulkopuolista osaamista. Niinpä hankkeeseen otettiin mukaan konsultiksi IITC:stä Juha Anttila, jolla oli pitkäaikainen kokemus dokumenttien ja sisällönhallinnan kehittämisestä eri organisaatioissa. Hanke toteutettiin tiiviissä yhteistyössä LapIT:in oman henkilöstön, konsultin sekä toteutusvaiheessa valitun järjestelmätoimittajan kanssa. LapIT:n aktiivisella projektiryhmällä ja johdon vahvalla tuella oli olennainen merkitys hankkeen onnistumisen kannalta.

Onnistumisen mittaaminen

Hankkeen lopuksi mitattiin onnistumista LapIT:in henkilöstölle suunnatun kyselyn ja toisaalta projektin johdon suorittaman arvioinnin avulla. Dokumenttien hallinnan tason todettiin nousseen LapIT:ssa kaikilla mittareilla huomattavasti projektin alussa tehtyyn kyselyyn verrattuna. Projekti onnistui siten tavoitteissaan hyvin. Tulosten perusteella myös saavutettu työajan säästö on merkittävä. Kustannussäästöjen lisäksi syntyneitä hyötyjä arvioitiin myös laadun parantumisen, riskienhallinnan, parantuneen asiakaspalvelun ja työn mielekkyyden kannalta.

Onnistumisen syitä arvioitaessa todettiin, että taustatyötä tehtiin riittävästi ja oikea-aikaisesti, mutta kuitenkin välttäen turhaa työtä ja monimutkaisuutta. Henkilöstön sitoutumisella ja halulla muuttaa toimintatapojaan oli iso merkitys projektin onnistumisen kannalta. Henkilöstö myös koki itse, että projektin avulla esimerkiksi tiedon löytäminen muuttui paljon aikaisempaa helpommaksi.

LapIT:n kehittämishanke osoitti, että dokumenttien hallinnan parantaminen on mahdollista ja vieläpä kohtuullisessa ajassa ja kohtuullisin kustannuksin. Onnistumien kuitenkin vaatii päättäväisyyttä, sitkeyttä ja koko organisaation toimintatapojen muuttamista. Dokumenttien hallinnan kehittäminen on siis paljon muutakin kuin järjestelmäprojekti.
 

Tämä artikkeli on tiivistelmä Faili-lehdessä 2/2013 julkaistusta jutusta. Lehteä julkaisee Liikearkistoyhdistys.